Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn mang lại hiệu quả rất lớn với doanh nghiệp trong việc quản lý và kê khai các loại giấy tờ khi giao dịch kinh doanh. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp sẽ phải sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử hoặc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thay vì có thể xuất trình hóa đơn giấy như trước kia. Vậy điều kiện chuyển đổi hóa đơn thường sang áp dụng hóa đơn điện tử là gì? Bài viết sau đây sẽ giải đáp thắc mắc trên giúp doanh nghiệp.
1. Điều kiện để doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp muốn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cần đáp ứng những điều kiện sau:
– Đáp ứng hạ tầng đầy đủ về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử.
– Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian uy tín cung cấp.
– Tiếp theo doanh nghiệp cần phải tạo hóa đơn điện tử. Để tạo được hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải xin quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định này.
– Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Sau ba ngày nhận được đầy đủ 3 loại giấy tờ trên, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo tới địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế với hai trường hợp cụ thể:
– Nếu được chấp nhận, cơ quan thuế sẽ thông báo cụ thể thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp.
– Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do rõ ràng không chấp thuận cho doanh nghiệp.
2. Phân biệt hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Hóa đơn giấy là một hình thức hóa đơn truyền thống được tất cả các doanh nghiệp sử dụng trong những năm vừa qua. Tuy nhiên, hình thức hóa đơn giấy đang không còn phù hợp với thời kỳ công nghệ số cũng như nhiều hạn chế.
Thay vào đó, ngành Thuế tích cực đẩy mạnh các doanh nghiệp chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử nhằm khắc phục những hạn chế mà hóa đơn giấy gây ra cũng như phù hợp với xu hướng thời kỳ công nghệ số.
Các trường hợp cá nhân, DN không phải quyết toán thuế TNCN
3 Thông tin người lao động cần biết trước khi hưởng bảo hiểm thất nghiệp
Với sự linh hoạt về tính năng cũng như ưu điểm về sử dụng thì hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy. Cách phân biệt hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy cụ thể là:
– Về ký hiệu trên hóa đơn: điểm khác biệt đó là ký hiệu. Trên hóa đơn giấy có ký hiệu là P còn trên hóa đơn điện tử là E.
– Về chữ ký trên hóa đơn: về chữ ký trên hóa đơn thì hóa đơn giấy thông thường sử dụng chữ tay thông thường. Đối với hóa đơn điện tử thì dùng chữ ký số. Chữ ký số trên hóa đơn điện tử có khả năng xác định nguồn gốc của hóa đơn đó.
– Về liên của hóa đơn: hóa đơn giấy thông thường có nhiều liên 2 hoặc 3 liên trong đó 1 liên được viết qua giấy than và nội dung của các liên này phải giống nhau. Với hóa đơn điện tử thì không có khái niệm liên.
